Jei visa įmonės IT laikosi ant vieno žmogaus, didžiausia rizika yra ne jo kompetencija, o tai, kad jo žinios niekur neužrašytos. Kol jis dirba, viskas veikia; kai jis atostogauja, serga ar išeina, paaiškėja, kad niekas kitas nežino, kur saugomi slaptažodžiai, kaip sukonfigūruotas tinklas ar kodėl atsarginės kopijos daromos būtent taip.

Tai nėra priekaištas IT žmogui. Dažniausiai jis tiesiog neturi laiko dokumentuoti, nes nuolat gesina gaisrus. Vis dėlto vadovui svarbu suprasti, kokia priklausomybė susidaro, ir laiku ją sumažinti, kol ji nevirto prastova ar duomenų praradimu.

Kur slypi priklausomybė

Priklausomybė nuo vieno žmogaus paprastai susikaupia keliose vietose. Pirmoji yra slaptažodžiai: administratoriaus prieigas prie serverio, tinklo įrangos, domeno, el. pašto platformos ir debesijos paslaugų dažnai žino tik jis. Antroji yra nedokumentuoti sprendimai: kodėl tam tikra programa veikia būtent tame kompiuteryje, kokia tvarka paleidžiamos sistemos dingus elektrai, kuris tiekėjas atsako už interneto ryšį.

Trečioji vieta mažiausiai pastebima, tai santykiai su tiekėjais. Dažnai tik IT žmogus žino, kam skambinti, kai neveikia spausdintuvas, kokiu numeriu kreiptis dėl ryšio sutrikimo ar kur užsakomos licencijos. Kai jo nėra, net paprastas klausimas virsta paieškomis.

Trys scenarijai, kuriems verta pasiruošti

Naudinga įsivaizduoti konkrečias situacijas ir paklausti savęs, kas tada nutiktų.

  • Atostogos. Dvi savaitės, IT žmogus kalnuose be ryšio, o pirmadienio rytą neveikia bendras diskas. Ar kas nors kitas žino, kaip jį paleisti iš naujo ir kur ieškoti klaidos?
  • Liga. Netikėtas nedarbingumas tuo metu, kai vyksta svarbus projektas, pavyzdžiui, persikraustymas ar naujos sistemos diegimas. Ar kas nors gali tęsti darbus?
  • Išėjimas. Žmogus įteikia prašymą ir po kelių savaičių išeina. Ar per tą laiką spėsite perimti visas prieigas ir žinias?

Jei bent į vieną klausimą atsakymas yra „nežinau“, priklausomybė reali ir ją verta mažinti nedelsiant, o ne tada, kai scenarijus jau vyksta.

Slaptažodžiai: pirmas ir svarbiausias žingsnis

Pirmiausia reikia užtikrinti, kad visas administratoriaus prieigas žinotų ne tik vienas žmogus. Tai nereiškia, kad slaptažodžius reikia išdalyti visiems. Užtenka įmonės slaptažodžių tvarkyklės, prie kurios avarinę prieigą turi vadovas ar kitas patikimas asmuo, ir taisyklės, kad joks svarbus slaptažodis negyvena vien žmogaus galvoje ar asmeniniame telefone.

Ne mažiau svarbu, kad pagrindinės paskyros, pavyzdžiui, domeno registracija ar Microsoft 365 visuotinio administratoriaus paskyra, būtų registruotos įmonės, o ne darbuotojo vardu. Pasitaiko, kad žmogui išėjus įmonė negali pratęsti savo domeno, nes jis buvo registruotas asmeniniu el. pašto adresu.

Dokumentacija, kurią galima parašyti per kelias dienas

Išsami IT dokumentacija skamba kaip didelis projektas, bet pradžiai užtenka nedaug. Paprašykite IT žmogaus per kelias darbo dienas surašyti, kokia įranga ir paslaugos naudojamos, kas yra tiekėjai ir kaip su jais susisiekti, kaip daromos ir tikrinamos atsarginės kopijos, kokie yra kasdieniai ir periodiniai darbai. Tai turi būti darbo užduotis su tam skirtu laiku, o ne prašymas „kai turėsi laiko“, nes tokio laiko niekada neatsiranda.

Gerą dokumentaciją patikrinti paprasta: ar kitas IT specialistas, ją perskaitęs, galėtų perimti darbus be ilgų paaiškinimų. Jei ne, joje trūksta svarbiausių dalykų. Dokumentaciją geriausia laikyti vienoje vietoje, prie kurios prieigą turi ir vadovybė, pavyzdžiui, bendroje įmonės saugykloje, o ne IT žmogaus kompiuteryje.

Kada derinti vidinį žmogų su išoriniu partneriu

Vienas veiksmingiausių būdų sumažinti priklausomybę yra antras žmogus, kuris pažįsta aplinką. Samdyti antrą vidinį specialistą dažnai neapsimoka, todėl nemažai įmonių renkasi mišrų modelį. Jame gerai veikia toks pasiskirstymas: vidinis žmogus lieka arti darbuotojų ir sprendžia kasdienius klausimus, o išorinė IT priežiūra perima sistemų stebėseną, atsargines kopijas, serverių priežiūrą ir pavaduoja atostogų ar ligos metu.

Toks derinys naudingas ir pačiam IT žmogui. Jis gauna kolegą, su kuriuo gali pasitarti, gali ramiai išeiti atostogų, o rutininiai darbai, anksčiau užimdavę pusę dienos, tampa partnerio atsakomybe. Svarbu iš anksto aiškiai sutarti, kas už ką atsako, kad nekiltų situacijų, kai abu mano, jog darbą atlieka kitas.

Kaip pradėti pokalbį su IT žmogumi

Šią temą verta pradėti atsargiai, nes ji gali būti suprasta kaip nepasitikėjimas. Geriausia kalbėti apie įmonės veiklos tęstinumą, o ne apie konkretų žmogų: įmonė nori, kad jis galėtų ramiai atostogauti, o darbai nesustotų. Daugelis IT specialistų tokį pokalbį priima su palengvėjimu, nes nuolatinis budėjimas vargina ir juos pačius.

Kartu verta įvertinti, ar IT žmogaus darbo krūvis realus. Jei jis vienas aptarnauja kelias dešimtis darbuotojų, serverius, tinklą ir dar dalyvauja projektuose, dokumentacijai ir žinių perdavimui laiko tiesiog nelieka. Perdavus dalį rutininių darbų kitam, atsiranda galimybė sutvarkyti ir tai, kas ilgai buvo atidėliojama.

Po pokalbio susitarkite dėl konkrečių žingsnių ir terminų: kada slaptažodžiai bus perkelti į tvarkyklę, kada bus parašyta pirminė dokumentacija, kada ir kaip bus įtrauktas antras žmogus ar partneris.

Dažnai užduodami klausimai

Ar reikalauti, kad IT žmogus atiduotų visus slaptažodžius?

Verta reikalauti ne atiduoti, o saugoti juos įmonės slaptažodžių tvarkyklėje su avarine prieiga vadovui. Taip IT žmogus ir toliau dirba įprastai, o įmonė neprarastų prieigos, jei jis netikėtai negalėtų dirbti.

Kiek laiko užtrunka perimti IT darbus iš išeinančio žmogaus?

Tai priklauso nuo to, kiek dokumentacijos jau yra. Jei ji tvarkinga, darbus galima perimti per kelias dienas, o jei viskas tik galvoje, aplinką tenka atkurti iš naujo, ir tai gali užtrukti kelias savaites.

Ar išorinis partneris gali visiškai pakeisti vidinį IT žmogų?

Kai kurioms įmonėms gali, ypač jei dauguma sistemų veikia debesyje ir darbuotojams nereikia nuolatinės pagalbos vietoje. Kitoms vidinis žmogus išlieka naudingas, o partneris papildo jo darbą ir sumažina priklausomybę.

Kaip patikrinti, ar dokumentacija tinkama?

Paprasčiausias būdas yra paprašyti kito specialisto ją perskaityti ir pasakyti, ar jis galėtų pagal ją perimti darbus. Jam kilę klausimai ir parodo, ko dokumentacijoje trūksta.

Ką daryti, jei IT žmogus jau išėjo, o prieigų nėra?

Pirmiausia išsiaiškinkite, ką įmonė kontroliuoja tiesiogiai: domeno registraciją, Microsoft 365 ar kitų paslaugų sutartis ir sąskaitas. Per tiekėjus, kuriems įmonė moka, administratoriaus prieigas dažniausiai galima atkurti, nors tai užtrunka ir tenka įrodyti teisę į paskyrą.